Mikä on sinulle riittävä taso? Päivän päätteeksi osaatko sanoa onnistuitko vai et?
Törmään monesti työssäni uupumukseen, kiireeseen, stressiin ja turhautumiseen. Kun sukellamme syvemmälle ongelmaan, niin sieltä löytyy epäselvät odotukset. Ei olla määritelty juurikaan sitä, että mikä on meillä riittävä taso. Meidän palvelulupaus. Meidän standardi.
Yksi asiakkaani johtaa fysioterapeuttien joukkoa. Heillä oli yksi tehtävä, raportin kirjoittaminen Kelalle, jossa oli villiä vaihtelua ajankäytössä eri terapeuttien kesken. Asiakkaallani meni siihen yleensä 1-2 tuntia, mutta osalle hänen tiimiläisistään meni siihen jopa kahdeksan tuntia! Tälläinen ylimenevä pedanttius, perfektionismi tai pilkunnu*siminen ei enää luonut mitään lisäarvoa. Ei asiakkaalle, ei yritykselle, eikä edes Kelan tädille! Tälläistä toimintaa me Leanissä kutsumme yliprosessointi hukaksi, joka on yleisempää insinööreillä ja naisilla, jotka ovat keskimääräistä tunnollisempaa sakkia.
Osa terapeuteista käsitteli raportteja kuin Raphael veistoksiaan
Ensiksi lähdimme miettimään tämän ajankäytön vaihtoehtoiskustannusta. Montako potilasta odottaa jonossa sitä, että raportti valmistuisi? Kumpi on tärkeämpää: parantaa ihmisiä vai saada raportin jokainen pilkku ja piste paikoilleen? Katsoimme potilasjonoa ja annoimme kasvot ja nimet tälle vaihtoehtoiskustannukselle.
Siksi suosittelen, että käyt läpi omat tärkeimmät tehtäväsi ja mietit millaisia standardeja ja palvelulupauksia niistä voisi tehdä, että tekin pääsisitte “riittävän hyvä” -tasolle mahdollisimman usein.
Seuraavaksi piti katsoa, että miltä näyttää “riittävän hyvä” -raportti ja paljonko siihen pitäisi mennä aikaa. Kävimme läpi useita raportteja, joista pystyimme tunnistamaan minimi-, normaali ja yliprosessointitason. Sitten oli aika löytää standardiraportin kaava ja opettaa se kaikille. Kun kaikki olivat tehneet standardimallilla muutamia raportteja, niin ajankäyttöä oli syytä mitata, ettei lipsuttaisi takaisin pilkunviilaamisen puolelle. Tehtävä vie sille annetun ajan, joten aika rajoitettiin pariin tuntiin.
Minun ja sinun arki koostuu tälläisista tehtävistä. Siksi suosittelen, että käyt läpi omat tärkeimmät tehtäväsi ja mietit millaisia standardeja ja palvelulupauksia niistä voisi tehdä, että tekin pääsisitte “riittävän hyvä” -tasolle mahdollisimman usein. Näin saadaan tuotos-panos-suhteet hyvälle tasolle ja minimoidaan vaihtoehtoiskustannukset.
Kirjoittaja: Tuomas Mikkonen
Tuomas Mikkonen, KTM, on erittäin luova ja inspiroiva kouluttaja. Hänen energinen ja mutkaton esiintymistapansa pitää mielenkiinnon ja keskittymisen yllä koko koulutuksen ajan. Tuomas yhdistelee koulutuksissaan luento-osuuksia, työpajoja ja energisoivia pedagogisia pelejä maksimaalisen oppimisen varmistamiseksi.
Tuomaksella on ollut asiakkaita pienistä insinööripajoista kansainvälisiin huippubrändeihin ja hän on myös kouluttanut satoja yrittäjiä ja managereita. Niinpä Tuomaksella on ainutlaatuista ammattitaitoa ja näkemystä, jonka avulla hän voi vastata koulutettavien monipuolisiin tarpeisiin.
Tutustu Tuomaksen koulutuksiin:
